1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem vimsehs.pl oraz w zakresie własnych procesów Usługodawcy jest Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polska, NIP 841-161-18-09, REGON 771244908.
We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw opisanych w tym dokumencie, można kontaktować się pod adresem kontakt@v-ims.pl lub pisemnie na adres siedziby.
Nie wyznaczono inspektora ochrony danych. Zgłoszenia dotyczące ochrony danych obsługuje właściciel działalności pod wskazanym adresem kontaktowym.
2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
W odniesieniu do danych osób odwiedzających serwis, osób kontaktujących się przez formularz oraz osób reprezentujących klientów i kontrahentów działamy jako administrator danych — decydujemy o celach i sposobach ich przetwarzania.
W odniesieniu do danych wprowadzanych do platformy VIMS przez organizację klienta — na przykład danych pracowników, uczestników szkoleń, osób uczestniczących w zdarzeniach wypadkowych czy podwykonawców — administratorem danych jest klient. My przetwarzamy te dane jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na polecenie klienta i w zakresie określonym w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Rozróżnienie to jest istotne w praktyce: jeżeli jesteś pracownikiem organizacji korzystającej z VIMS i chcesz skorzystać ze swoich praw wobec danych zgromadzonych w systemie, właściwym adresatem wniosku jest Twój pracodawca jako administrator. Przekażemy takie zgłoszenie do właściwej organizacji.
3. Cele, podstawy prawne i zakres przetwarzania
- Obsługa zapytań z formularza kontaktowego — imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa organizacji, treść wiadomości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji handlowej).
- Zakładanie i utrzymanie kont użytkowników platformy — adres e-mail, dane identyfikacyjne konta, dane uwierzytelniające, informacje o zaufanych urządzeniach. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Zapewnienie bezpieczeństwa usługi — rejestr zdarzeń bezpieczeństwa, w tym wysyłka i weryfikacja kodów logowania, zmiany uprawnień, eksporty danych, odsłonięcia danych szczególnie chronionych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona danych i usługi przed nieuprawnionym dostępem).
- Rozliczenia, fakturowanie i rachunkowość — dane rozliczeniowe klienta oraz dane osób wskazanych do kontaktu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Utrwalanie akceptacji dokumentów prawnych — informacja o osobie, wersji dokumentu i dacie akceptacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO (rozliczalność).
- Obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacji — dane kontaktowe osoby zgłaszającej oraz opis zgłoszenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.
- Statystyka odwiedzin serwisu w oparciu o pliki cookies analityczne — zagregowane dane o ruchu, bez profilowania i bez łączenia z danymi identyfikującymi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies).
- Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — dane niezbędne do wykazania przebiegu współpracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Monitorowanie pracy w pojedynkę (moduł Lone Worker) — współrzędne geograficzne (GPS) urządzenia zbierane podczas aktywnej sesji monitorowania, również wtedy, gdy ekran jest zablokowany, a aplikacja działa w tle lub nie jest używana, odczyty czujników ruchu urządzenia (akcelerometr, żyroskop), stan sesji oraz zdarzenia alarmowe. Lokalizacja jest przekazywana wyznaczonym kontaktom ratunkowym i osobom odpowiedzialnym w organizacji wyłącznie w razie alarmu (wykrycie upadku, brak ruchu, sygnał SOS) albo na żądanie osoby monitorowanej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. d RODO (ochrona żywotnych interesów osoby) oraz art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO w związku z obowiązkiem zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Sesja monitorowania jest uruchamiana wyłącznie świadomym działaniem użytkownika i kończy się z chwilą jej rozbrojenia.
- Rozwijanie algorytmów wykrywania upadku i braku ruchu — wyłącznie zanonimizowane wektory cech ruchu oraz model urządzenia, bez identyfikatora osoby, bez wskazania organizacji i bez danych o położeniu. Dane te nie pozwalają na identyfikację osoby fizycznej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozwój i poprawa skuteczności funkcji bezpieczeństwa).
- Potwierdzanie obchodów, kontroli i dozoru, w tym dozoru przeciwpożarowego — opcjonalne współrzędne geograficzne miejsca potwierdzenia, data i godzina oraz osoba potwierdzająca. Odczyt położenia jest wykonywany jednorazowo w momencie zapisu, a jego brak nie blokuje rejestracji zdarzenia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO (wykazanie wykonania czynności kontrolnych).
- Prowadzenie dokumentacji powypadkowej i dokumentacji zdarzeń potencjalnie wypadkowych — dane identyfikacyjne poszkodowanego wymagane urzędowymi wzorami dokumentów, w tym numer PESEL oraz rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, a także opis okoliczności zdarzenia, doznanych obrażeń i skutków zdrowotnych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, a w zakresie danych o zdrowiu — art. 9 ust. 2 lit. b RODO.
- Wydawanie środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej osobom spoza kartoteki pracowniczej (goście, pracownicy firm zewnętrznych, kierowcy) — imię i nazwisko, reprezentowana firma lub powód wizyty, zakres wydanego wyposażenia oraz podpis potwierdzający odbiór. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo osób przebywających na terenie zakładu i rozliczenie powierzonego wyposażenia).
- Utrwalanie podpisu składanego na ekranie urządzenia — wizerunek podpisu odręcznego wraz z datą i wskazaniem czynności, której dotyczy (odbiór wyposażenia, potwierdzenie szkolenia, oświadczenie). Podpis nie jest pobierany, jeżeli osoba potwierdza czynność, będąc zalogowana na własnym koncie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO (rozliczalność).
3a. Aplikacja mobilna V-IMS — dane o lokalizacji (moduł Lone Worker)
Aplikacja mobilna V-IMS (Android) zbiera, przesyła i przechowuje dokładną lokalizację urządzenia (GPS), aby umożliwić działanie funkcji Lone Worker — ochrony osób pracujących w pojedynkę poprzez wykrywanie upadku, braku ruchu i alarm SOS.
Lokalizacja jest zbierana wyłącznie podczas aktywnej sesji monitorowania uruchomionej przez użytkownika, również w tle — gdy aplikacja jest zamknięta, zminimalizowana lub ekran jest zablokowany. Poza aktywną sesją aplikacja nie zbiera lokalizacji w tle. Lokalizacja może być też odczytana jednorazowo, na pierwszym planie, przy potwierdzaniu obchodu lub kontroli.
- Zakres danych: dokładna lokalizacja (współrzędne GPS i ich dokładność), odczyty czujników ruchu urządzenia (akcelerometr, żyroskop), stan sesji, poziom baterii oraz zdarzenia alarmowe.
- Cel: wyłącznie ochrona życia i zdrowia użytkownika — wykrycie upadku lub braku ruchu, wysłanie alarmu SOS i przekazanie lokalizacji wyznaczonym kontaktom ratunkowym w organizacji użytkownika.
- Udostępnianie: lokalizacja trafia wyłącznie do wyznaczonych kontaktów ratunkowych i osób odpowiedzialnych w organizacji użytkownika oraz do naszych podmiotów przetwarzających utrzymujących usługę w EOG. Nie jest sprzedawana, wykorzystywana do reklamy ani profilowania i nie jest udostępniana innym podmiotom trzecim.
- Przechowywanie: przez czas sesji, a po jej zakończeniu nie dłużej niż dwanaście miesięcy w celu wyjaśnienia zdarzeń alarmowych, chyba że dane staną się częścią dokumentacji wypadkowej organizacji.
- Kontrola użytkownika: użytkownik sam uruchamia i rozbraja każdą sesję; przed prośbą o uprawnienie systemowe aplikacja wyświetla informację o zbieranych danych; uprawnienie do lokalizacji można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach Androida, co wyłącza funkcję Lone Worker.
4. Okresy przechowywania danych
- Korespondencja z formularza kontaktowego — do trzech lat od zakończenia korespondencji, o ile nie powstanie na jej podstawie umowa.
- Dane kont użytkowników — przez czas trwania umowy z organizacją, a następnie do trzydziestu dni po jej zakończeniu, o ile umowa powierzenia nie przewiduje innego terminu.
- Rejestr zdarzeń bezpieczeństwa — przez czas trwania umowy i po jej zakończeniu przez okres wymagany do rozliczalności, nie dłużej niż dwadzieścia cztery miesiące.
- Dokumenty rozliczeniowe i księgowe — pięć lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Dane przetwarzane na potrzeby roszczeń — do upływu terminów przedawnienia wynikających z przepisów prawa.
- Dane analityczne z plików cookies — zgodnie z okresami wskazanymi w wykazie plików cookies, nie dłużej niż dwadzieścia cztery miesiące.
- Dane lokalizacyjne i telemetryczne sesji Lone Worker — przez czas trwania sesji monitorowania oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do wyjaśnienia zdarzeń alarmowych, nie dłużej niż dwanaście miesięcy, chyba że stały się częścią dokumentacji zdarzenia wypadkowego prowadzonej przez organizację.
- Zanonimizowane wektory cech ruchu wykorzystywane do poprawy skuteczności wykrywania upadku — bezterminowo, ponieważ nie pozwalają na identyfikację osoby fizycznej.
- Dokumentacja powypadkowa oraz dokumentacja zdarzeń prowadzona w platformie — przez okres wskazany przez klienta jako administratora danych, zgodnie z ciążącym na pracodawcy obowiązkiem przechowywania dokumentacji powypadkowej.
- Zapisy wydania wyposażenia osobom spoza kartoteki oraz podpisy składane na ekranie — przez okres niezbędny do rozliczenia powierzonego wyposażenia oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń, zgodnie z decyzją administratora danych.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą być przekazywane podmiotom, które świadczą dla nas usługi niezbędne do działania serwisu i platformy: dostawcy infrastruktury chmurowej i bazodanowej, dostawcy usług poczty elektronicznej i wysyłki wiadomości transakcyjnych, dostawcy hostingu serwisu internetowego, a także — w zakresie wynikającym z przepisów — biuru rachunkowemu i doradcom prawnym.
Każdy podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie działa na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.
Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich sieciom reklamowym ani brokerom danych i nie wykorzystujemy ich do budowania profili marketingowych.
6. Lokalizacja przetwarzania i transfery poza EOG
Dane platformy VIMS oraz serwisu przetwarzane są w infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Nie przewidujemy standardowego transferu danych do państw trzecich. Jeżeli w przyszłości taki transfer okaże się konieczny, odbędzie się wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, a informacja o tym zostanie zamieszczona w tym dokumencie.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
- Prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii.
- Prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
- Prawo do usunięcia danych, jeżeli nie mamy podstawy do ich dalszego przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania.
- Prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody.
- Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- Prawo do usunięcia konta użytkownika platformy — wniosek można złożyć w aplikacji, na stronie app.v-ims.pl/usun-konto albo pod adresem kontakt@v-ims.pl. Konto oraz powiązane z nim dane uwierzytelniające usuwamy w terminie do trzydziestu dni od potwierdzenia wniosku. Usunięcie konta nie obejmuje danych, które organizacja jako administrator ma obowiązek zachować na podstawie przepisów prawa.
8. Decyzje automatyczne i profilowanie
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne wobec osób fizycznych.
Funkcje wspierane algorytmicznie w platformie — na przykład wstępne odczytanie treści karty charakterystyki substancji — mają charakter pomocniczy. Ich wynik jest prezentowany do weryfikacji przez człowieka i nie jest zapisywany jako ustalenie ostateczne bez potwierdzenia przez użytkownika.
Treści przekazane do funkcji AI oraz wygenerowane odpowiedzi nie są wykorzystywane przez nas do trenowania, douczania ani ulepszania publicznych lub ogólnodostępnych modeli AI. W trybie BYOK zasady przetwarzania przez wybranego dostawcę modelu wynikają z umowy zawartej przez klienta z tym dostawcą.
Wykrywanie upadku i braku ruchu w module Lone Worker odbywa się na urządzeniu użytkownika i skutkuje wyłącznie wywołaniem alarmu, który zawsze podlega ocenie człowieka: osoba monitorowana może alarm odwołać przed jego wysłaniem, a decyzję o działaniu podejmują wyznaczone kontakty ratunkowe. Na podstawie danych monitorowania nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wobec pracownika, a dane te nie służą ocenie wydajności pracy ani celom dyscyplinarnym.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka: szyfrowanie transmisji, obowiązkowe uwierzytelnianie dwuetapowe kont platformy, izolację danych poszczególnych organizacji wymuszaną na poziomie bazy danych, kontrolę uprawnień opartą na rolach, ochronę załączników przed dostępem z pominięciem kontroli uprawnień oraz rejestr zdarzeń bezpieczeństwa.
Szczegółowy opis architektury i zabezpieczeń publikujemy na stronie „Bezpieczeństwo i architektura IT”, wraz z jawnym wskazaniem funkcji, których obecnie nie udostępniamy.
W razie naruszenia ochrony danych osobowych działamy zgodnie z art. 33 i 34 RODO, a w roli podmiotu przetwarzającego informujemy administratora danych bez zbędnej zwłoki.
13. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres usług, stosowane narzędzia lub obowiązujące przepisy. Data ostatniej aktualizacji oraz numer wersji są podane na początku dokumentu.
Aktualna wersja jest publikowana pod adresem vimsehs.pl/polityka-prywatnosci wraz z plikami do pobrania.