VIMS EHSVIMS EHS

Rozwiązanie dla audytu i compliance

Zintegrowany system zarządzania (ZSZ) — jeden rejestr ustaleń dla ISO 9001, 14001 i 45001

Organizacje prowadzące kilka systemów zarządzania naraz rzadko mają problem z wiedzą. Mają problem z synchronizacją: te same działania figurują w trzech planach, ustalenia z audytów jakości, środowiskowych i BHP żyją w osobnych plikach, a przegląd zarządzania zaczyna się od dwóch tygodni zbierania danych. System VIMS EHS prowadzi jeden program audytów, jeden rejestr ustaleń i jeden obieg działań dla całego zintegrowanego systemu zarządzania.

  • Program audytów wewnętrznych
  • Rejestr ustaleń i niezgodności
  • Działania korygujące
  • Wymagania prawne i ocena zgodności
  • Przegląd zarządzania
Umów prezentację Zaloguj się
VIMS EHS — pulpit audytów i compliance: roczny plan audytów w podziale na kwartały, liczba audytów zaplanowanych i zrealizowanych, otwarte ustalenia oraz dokumenty do przeglądu zarządzania
VIMS EHS — pulpit audytów i compliance: roczny plan audytów w podziale na kwartały, liczba audytów zaplanowanych i zrealizowanych, otwarte ustalenia oraz dokumenty do przeglądu zarządzania

Koszt utrzymywania kilku systemów obok siebie

Organizacja z trzema lub czterema wdrożonymi normami zwykle nie duplikuje procesów świadomie. Duplikacja narasta stopniowo: każdy nowy obszar dostaje własny plan audytów, własny szablon raportu i własny rejestr działań, bo tak było najszybciej w momencie wdrożenia.

Po kilku latach efekt jest przewidywalny. Kierownik produkcji dostaje trzy różne zadania, które w praktyce dotyczą tej samej instrukcji. Pełnomocnik spędza czas na uzgadnianiu, który rejestr jest aktualny, zamiast na analizie ustaleń.

Najbardziej kosztowny jest jednak brak wspólnego obrazu. Kiedy ustalenia z audytu jakości, środowiskowego i BHP są w trzech plikach, nikt nie widzi, że wszystkie trzy wskazują na ten sam problem z nadzorem nad dokumentacją zmian.

Jeden rejestr ustaleń, wiele zakresów

VIMS prowadzi plan audytów z zakresami, terminami i audytorami, ale ustalenia trafiają do jednego rejestru. Zakres opisuje, czego dotyczy ustalenie, natomiast ścieżka działania jest wspólna dla całej organizacji.

Dla pełnomocnika oznacza to możliwość odpowiedzi na pytania przekrojowe: ile ustaleń pozostaje otwartych powyżej terminu, które obszary generują najwięcej powtórzeń, jaka część działań przeszła weryfikację skuteczności.

Dla kierowników liniowych zmiana jest prostsza i ważniejsza: mają jedną listę zadań zamiast trzech, a każde zadanie ma termin i jasno opisany oczekiwany dowód wykonania.

Struktura wysokiego poziomu (HLS) — wspólne wymagania ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001

Normy systemów zarządzania mają wspólną strukturę wysokiego poziomu (High Level Structure, obecnie Harmonized Structure z Annex SL): kontekst organizacji i zainteresowane strony, przywództwo, działania dotyczące ryzyk i szans, cele, nadzór nad udokumentowanymi informacjami, audyt wewnętrzny, przegląd zarządzania, niezgodności i działania korygujące oraz ciągłe doskonalenie. To naturalne miejsca integracji.

Różnice dotyczą obszaru: ISO 9001 — jakość wyrobu i satysfakcja klienta, ISO 14001 — aspekty środowiskowe i ich wpływy, ISO 45001 — zagrożenia, ryzyko zawodowe i udział pracowników, ISO 50001 — efektywność energetyczna, ISO/IEC 27001 — bezpieczeństwo informacji. W ZSZ każde ustalenie ma oznaczony zakres, ale przechodzi tę samą ścieżkę.

Częsty brak w zintegrowanych systemach to rejestr wymagań prawnych i innych z okresową oceną zgodności — wymagany przez ISO 14001 i ISO 45001. W VIMS EHS prowadzi się go jako rejestr z terminami przeglądu i dowodami, a ustalenia trafiają do działań korygujących CAPA. Więcej o certyfikacji: wdrożenie ISO 45001 i audyt certyfikujący.

Zakres pracy pełnomocnika i działu compliance

Roczny plan audytów

Zakresy, terminy, audytorzy i status realizacji w jednym widoku. Przesunięcie terminu jest widoczne od razu, a nie na koniec roku.

Audyty wewnętrzne i dostawców

Raport, ustalenia, klasyfikacja i działania powiązane z konkretnym audytem, z pełną historią zmian statusu.

Wspólny rejestr ustaleń dla wszystkich zakresów

Ustalenia z różnych obszarów w jednym rejestrze, z oznaczeniem zakresu. Powtarzalność widać przekrojowo, a nie w obrębie jednej normy.

Działania z dowodem i weryfikacją

Każde ustalenie prowadzi do działania z właścicielem, terminem, dowodem wykonania oraz zaplanowanym sprawdzeniem skuteczności.

Rejestry wymagań, przeglądów i terminów

Cykliczne obowiązki i przeglądy utrzymywane jako rekordy z datami, a nie jako przypomnienia w kalendarzu jednej osoby.

Dane na przegląd zarządzania

Status planu audytów, struktura ustaleń, terminowość działań i zaległości dostępne na bieżąco, bez kompletowania przed spotkaniem.

Obieg w zintegrowanym systemie zarządzania

Ta sama ścieżka obsługuje ustalenie z audytu wewnętrznego, uwagę z kontroli i zgłoszenie z organizacji.

  1. 1Roczny plan audytów z zakresami
  2. 2Realizacja audytu i raport
  3. 3Ustalenia z klasyfikacją
  4. 4Analiza przyczyn tam, gdzie jest potrzebna
  5. 5Działania z właścicielem i dowodem
  6. 6Weryfikacja skuteczności
  7. 7Zestawienia przekrojowe
  8. 8Przegląd zarządzania

Moduły w tym rozwiązaniu

Każdy moduł działa osobno, ale dopiero razem tworzą jeden obieg danych opisany powyżej.

Analiza przyczyn zdarzeń

Powtarzające się zdarzenia to zwykle sygnał, że poprzednia analiza zatrzymała się na błędzie pracownika. Moduł prowadzi zespół przez ustrukturyzowane techniki RCA i pilnuje, aby każdy wniosek zamienił się w konkretne działanie.

Poznaj moduł VIMS EHS: Analiza przyczyn RCA

Rejestry i przeglądy

Zakład prowadzi kilkanaście równoległych ewidencji: dźwignice, zbiorniki ciśnieniowe, wózki widłowe, gaśnice, hydranty, instalacje elektryczne, drabiny, wciągniki, bramy. Każda ma inny cykl i innego właściciela. Moduł zbiera je w jeden rejestr z jednym kalendarzem terminów.

Poznaj moduł VIMS EHS: Rejestry i przeglądy z przypomnieniami

Zarządzanie zmianą (MOC)

Większość poważnych zdarzeń nie wynika z pracy rutynowej, tylko z sytuacji nowej: wymienionego urządzenia, zmienionego parametru, innego surowca, przesuniętego zespołu. MOC porządkuje moment, w którym powstaje ryzyko jeszcze nieopisane w żadnej ocenie.

Poznaj moduł VIMS EHS: Zarządzanie zmianą (MOC)

Integracja nie polega na scaleniu dokumentów, tylko na scaleniu obiegu

Typowa próba integracji zaczyna się od księgi: łączy się trzy dokumenty w jeden i uznaje system za zintegrowany. Operacyjnie nie zmienia to niczego, bo zadania nadal powstają w trzech miejscach i trafiają do trzech list.

Realna integracja zaczyna się od obiegu ustaleń i działań. Jeżeli każde ustalenie — niezależnie od tego, czy dotyczy jakości, środowiska, bezpieczeństwa pracy czy bezpieczeństwa informacji — wchodzi w tę samą ścieżkę, zniknie większość pracy koordynacyjnej.

Drugim krokiem jest wspólny słownik: klasyfikacja ustaleń, kategorie przyczyn i typy działań. Dopiero wtedy zestawienia z różnych obszarów da się porównywać, a przegląd zarządzania przestaje być zlepkiem trzech prezentacji.

Dlaczego dowód wykonania jest ważniejszy niż status

Status „zamknięte” jest deklaracją. Dowód jest faktem. W praktyce audytowej różnica ujawnia się w ciągu kilku minut rozmowy, kiedy pada prośba o pokazanie efektu działania sprzed roku.

Dlatego warto wymagać, by przy działaniu zapisywany był konkretny dowód: zaktualizowana instrukcja, protokół szkolenia, zdjęcie zmienionego stanowiska, zapis z pomiaru. Nie chodzi o formalizm, tylko o to, żeby rok później nikt nie odtwarzał tego z pamięci.

Trzecim elementem jest weryfikacja skuteczności rozłożona w czasie. Działanie może być wykonane poprawnie, a mimo to nie usunąć przyczyny. Bez zaplanowanego sprawdzenia dowiadujemy się o tym dopiero przy powtórce problemu.

Pytania pełnomocników i działów compliance

Co to jest zintegrowany system zarządzania (ZSZ)?

To jeden system obejmujący wymagania kilku norm, najczęściej ISO 9001 (jakość), ISO 14001 (środowisko) i ISO 45001 (BHP), ze wspólną polityką, programem audytów wewnętrznych, rejestrem niezgodności, działaniami korygującymi i przeglądem zarządzania. Integracja jest możliwa dzięki wspólnej strukturze wysokiego poziomu (HLS) norm.

Jak zaplanować program audytów wewnętrznych dla kilku norm?

Program audytów uwzględnia ważność procesów, zmiany i wyniki poprzednich audytów. W ZSZ często stosuje się audyty zintegrowane — jeden audyt procesu sprawdza wymagania kilku norm, a ustalenia oznaczane są zakresem. Zobacz moduł audyty i kontrole.

Jak prowadzić ocenę zgodności z wymaganiami prawnymi?

ISO 14001 i ISO 45001 wymagają zidentyfikowania wymagań prawnych i innych oraz okresowej oceny ich spełnienia. W systemie to rejestr wymagań z właścicielem, terminem przeglądu i dowodem; niespełnione wymaganie staje się ustaleniem z działaniem. Merytoryczną interpretację przepisów zapewnia organizacja lub jej doradca.

Czy system zapewnia zgodność z normami?

Nie. Zgodność wynika z działania organizacji i oceny jednostki certyfikującej. System porządkuje plan audytów, ustalenia, działania i dowody, czyli to, czego zwykle brakuje podczas oceny.

Czy da się prowadzić kilka zakresów w jednym rejestrze?

Tak. Zakres jest cechą ustalenia, a nie powodem tworzenia osobnego rejestru. Dzięki temu zestawienia przekrojowe są możliwe bez ręcznego łączenia danych.

Jak przenieść otwarte działania z arkuszy?

Najlepiej przenieść tylko sprawy realnie otwarte i formalnie zamknąć te, które dawno wykonano. Import zaległości bez przeglądu obniża wiarygodność nowego rejestru.

Czy audytor zewnętrzny może zobaczyć dane?

Zakres dostępu określa organizacja. W praktyce częściej wykorzystywany jest eksport wybranych zestawień i dowodów niż udostępnianie systemu na zewnątrz.

Czy przegląd zarządzania da się przygotować z systemu?

Dane o planie, ustaleniach i działaniach są dostępne na bieżąco. Interpretacja i wnioski pozostają zadaniem zespołu — system dostarcza materiał, nie decyzję.

Czy podwykonawcy mogą być objęci tym samym nadzorem?

Tak. Wymagania i dokumenty firm zewnętrznych prowadzone są jako rekordy z terminami, a ustalenia dotyczące ich pracy trafiają do wspólnego rejestru działań.

Inne rozwiązania

Rozwiązanie dla działu jakości

Zobacz

Rozwiązanie dla bezpieczeństwa żywności

Zobacz

Rozwiązanie dla ochrony przeciwpożarowej

Zobacz

Uporządkujmy Twój zintegrowany system

Pokażemy, jak plan audytów, ustalenia i działania z kilku obszarów mogą pracować w jednym rejestrze.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły