VIMS EHSVIMS EHS

Rozwiązanie dla ochrony przeciwpożarowej

Ochrona przeciwpożarowa — przeglądy urządzeń PPOŻ i gaśnic, terminy i działania w jednym rejestrze

Ochrona przeciwpożarowa rzadko upada na braku wiedzy. Upada na kalendarzu: przegląd gaśnic przesunięty o kwartał, hydrant wewnętrzny dołożony po rozbudowie i nieujęty w planie, protokół serwisu systemu sygnalizacji pożarowej, którego nikt nie przełożył na zadania. Program VIMS EHS pilnuje rejestru urządzeń przeciwpożarowych, terminów przeglądów technicznych i czynności konserwacyjnych oraz działań po ustaleniach.

  • Rejestr urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic
  • Przeglądy techniczne i konserwacja
  • Drogi ewakuacyjne i próbna ewakuacja
  • Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego
  • Serwisy zewnętrzne
Umów prezentację Zaloguj się
VIMS EHS — pulpit ochrony przeciwpożarowej: liczba urządzeń w rejestrze, przeglądy w najbliższych 30 dniach, pozycje przeterminowane, kalendarz kontroli oraz tabela urządzeń z datami przeglądów
VIMS EHS — pulpit ochrony przeciwpożarowej: liczba urządzeń w rejestrze, przeglądy w najbliższych 30 dniach, pozycje przeterminowane, kalendarz kontroli oraz tabela urządzeń z datami przeglądów

Trzy typowe luki w nadzorze nad ochroną przeciwpożarową

Pierwsza to rejestr niezgodny ze stanem faktycznym. Po każdej rozbudowie, przeniesieniu magazynu czy wymianie instalacji pojawiają się urządzenia, których nie ma w spisie. Formalnie plan przeglądów jest realizowany w stu procentach — tylko nie obejmuje wszystkiego, co powinien.

Druga to protokół, który nie staje się zadaniem. Firma zewnętrzna wykonuje przegląd, zostawia protokół z uwagami, protokół trafia do segregatora. Uwagi wymagają decyzji i nakładów, więc czekają. Przy kolejnym przeglądzie pojawiają się ponownie, tym razem z adnotacją o powtórzeniu.

Trzecia to rozproszona odpowiedzialność. Część terminów pilnuje utrzymanie ruchu, część administracja obiektu, część specjalista BHP. Każdy zna swój wycinek, nikt nie zna całości, a przy zmianie osoby wiedza znika razem z nią.

Rejestr, który sam przypomina o sobie

W VIMS urządzenie lub obiekt jest rekordem z lokalizacją, typem, właścicielem i cyklem przeglądu. Termin kolejnego przeglądu nie jest wpisem w kalendarzu jednej osoby, tylko własnością rekordu, widoczną dla wszystkich uprawnionych.

Dzięki temu pytanie „co wymaga przeglądu w najbliższych trzydziestu dniach” jest zwykłym filtrem, a nie projektem na pół dnia. To samo dotyczy pozycji przeterminowanych, które przestają być niespodzianką ujawnianą przy kontroli.

Uwagi z protokołu wprowadzane są jako działania z właścicielem i terminem. Zamknięcie wymaga dowodu — protokołu naprawy, zdjęcia, potwierdzenia wymiany. Historia zostaje przy urządzeniu, więc przy kolejnym przeglądzie widać, co zrobiono poprzednio.

Urządzenia przeciwpożarowe, gaśnice i ewakuacja — co obejmuje rejestr PPOŻ

Rozporządzenie MSWiA w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów wymaga, aby urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice były poddawane przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym zgodnie z zasadami producenta, nie rzadziej niż raz w roku. Rejestr obejmuje zwykle: gaśnice i agregaty gaśnicze, hydranty wewnętrzne i zewnętrzne oraz zawory hydrantowe, system sygnalizacji pożarowej (SSP), dźwiękowy system ostrzegawczy (DSO), stałe urządzenia gaśnicze, urządzenia oddymiające i klapy dymowe, drzwi i bramy przeciwpożarowe, oświetlenie awaryjne i ewakuacyjne oraz przeciwpożarowy wyłącznik prądu.

Drugi obszar to organizacja ewakuacji: drożność i oznakowanie dróg ewakuacyjnych, aktualna instrukcja bezpieczeństwa pożarowego (IBP) i praktyczne sprawdzenie organizacji oraz warunków ewakuacji — w obiektach dla ponad 50 stałych użytkowników co najmniej raz na 2 lata, z powiadomieniem komendanta PSP. Do tego dochodzą prace niebezpieczne pożarowo (spawanie, cięcie) prowadzone na zezwoleniach na pracę oraz ocena zagrożenia wybuchem.

Terminy i zakres konkretnych przeglądów wynikają z przepisów, dokumentacji techniczno-ruchowej i norm, dlatego system nie narzuca cykli — każde urządzenie ma własny interwał, wykonawcę i protokół. Sposób prowadzenia rejestru opisuje moduł rejestry i przeglądy.

Co obejmuje nadzór PPOŻ w VIMS

Rejestr urządzeń i obiektów

Sprzęt, instalacje i elementy wyposażenia jako rekordy z lokalizacją, typem, cyklem przeglądu i właścicielem.

Terminarz przeglądów

Cykle przeglądów prowadzone przy rekordzie. Pozycje zbliżające się i przeterminowane widoczne bez ręcznego liczenia dat.

Kontrole obiektów i obchody

Szablony kontroli wykonywane w terenie, z listą punktów i możliwością natychmiastowego zgłoszenia nieprawidłowości.

Działania po ustaleniach z protokołu

Uwaga z protokołu staje się zadaniem z właścicielem i terminem, a jej zamknięcie wymaga dowodu wykonania.

Firmy zewnętrzne i ich dokumenty

Wykonawcy przeglądów prowadzeni jako podmioty z dokumentami i terminami, a nie jako nazwa na papierowym protokole.

Historia przy urządzeniu

Wszystkie przeglądy, uwagi i naprawy dostępne w jednym miejscu, także po zmianie osoby odpowiedzialnej.

Obieg nadzoru przeciwpożarowego

Rejestr wyznacza terminy, kontrola je realizuje, a ustalenia wracają jako działania z dowodem.

  1. 1Urządzenie lub obiekt w rejestrze
  2. 2Cykl i termin kolejnego przeglądu
  3. 3Kontrola albo przegląd zewnętrzny
  4. 4Ustalenia i uwagi z protokołu
  5. 5Działanie z właścicielem i terminem
  6. 6Dowód wykonania przy rekordzie
  7. 7Aktualizacja terminu następnego przeglądu
  8. 8Zestawienie zaległości i priorytetów

Moduły w tym rozwiązaniu

Każdy moduł działa osobno, ale dopiero razem tworzą jeden obieg danych opisany powyżej.

Rejestry i przeglądy

Zakład prowadzi kilkanaście równoległych ewidencji: dźwignice, zbiorniki ciśnieniowe, wózki widłowe, gaśnice, hydranty, instalacje elektryczne, drabiny, wciągniki, bramy. Każda ma inny cykl i innego właściciela. Moduł zbiera je w jeden rejestr z jednym kalendarzem terminów.

Poznaj moduł VIMS EHS: Rejestry i przeglądy z przypomnieniami

Jak zbudować rejestr, który nie zestarzeje się po pół roku

Rejestr starzeje się wtedy, gdy jego aktualizacja jest osobnym obowiązkiem administracyjnym. Jeżeli dodanie nowego urządzenia wymaga zgłoszenia do osoby prowadzącej arkusz, prędzej czy później ktoś tego nie zrobi.

Skuteczniejsze jest powiązanie aktualizacji z procesem, który i tak zachodzi. Kontrola obiektu, w której pojawia się pozycja spoza rejestru, powinna kończyć się zgłoszeniem uzupełnienia. Zmiana w instalacji obsługiwana jako wniosek o zmianę powinna zawierać pytanie o wpływ na rejestr i cykle przeglądów.

Warto też przyjąć zasadę inwentaryzacji cząstkowej: zamiast rocznego spisu całości, comiesięczny przegląd jednego obszaru. Rozłożony w czasie wysiłek jest realny do utrzymania, a jednorazowa akcja zwykle nie powtarza się drugi raz.

Co zrobić z uwagami, których nie da się zrealizować od razu

Część uwag z protokołów wymaga nakładów inwestycyjnych i nie zostanie wykonana w bieżącym miesiącu. Usuwanie ich z rejestru jest najgorszym rozwiązaniem, bo znikają razem z uzasadnieniem.

Lepszym podejściem jest zapis z realnym terminem i statusem odzwierciedlającym stan faktyczny: zaplanowane do budżetu, oczekujące na decyzję, w realizacji. Wtedy lista zaległości pokazuje priorytety, a nie tylko opóźnienia.

Taki rejestr ma dodatkową wartość przy rozmowie o budżecie. Zestawienie powtarzających się uwag z kilku przeglądów jest mocniejszym argumentem niż pojedyncze zgłoszenie, bo pokazuje trwałość problemu, a nie jednorazową obserwację.

Pytania o obszar PPOŻ

Jak prowadzić harmonogram przeglądów gaśnic i hydrantów w jednym rejestrze?

Zgodnie z rozporządzeniem MSWiA o ochronie przeciwpożarowej budynków przeglądy techniczne i czynności konserwacyjne urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic wykonuje się zgodnie z zasadami producenta, nie rzadziej niż raz w roku. Dla hydrantów i węży obowiązują dodatkowo wymagania norm (m.in. badania ciśnieniowe węży). W programie każde urządzenie ma lokalizację na planie, kod QR i własny termin — system przypomina o nim z wyprzedzeniem, a wynik przeglądu trafia do historii. Szczegółowe wymagania opisujemy w poradniku o przeglądach gaśnic i hydrantów.

Jak często przeprowadza się próbną ewakuację?

W obiekcie innym niż mieszkalny, przeznaczonym dla ponad 50 stałych użytkowników, praktyczne sprawdzenie organizacji i warunków ewakuacji przeprowadza się co najmniej raz na 2 lata, powiadamiając komendanta PSP co najmniej tydzień wcześniej. W systemie to cykliczne zadanie z protokołem i działaniami po ustaleniach.

Kto odpowiada za ochronę przeciwpożarową w zakładzie?

Właściciel, zarządca lub użytkownik obiektu — zgodnie z ustawą o ochronie przeciwpożarowej. W praktyce zadania dzieli się między specjalistę PPOŻ lub BHP, utrzymanie ruchu i administrację, a system pokazuje wszystkim jeden rejestr urządzeń, terminów i działań.

Czy system zawiera gotowe rejestry urządzeń przeciwpożarowych?

Rejestry buduje się na strukturze rekordów z typami, lokalizacjami i cyklami przeglądów. Zakres i słowniki dopasowujemy do wyposażenia konkretnego obiektu przy konfiguracji.

Czy da się prowadzić kilka obiektów jednocześnie?

Tak. Lokalizacja jest cechą rekordu, więc zestawienia można filtrować według obiektu, obszaru lub osoby odpowiedzialnej.

Jak wprowadzić protokół od firmy zewnętrznej?

Protokół dołączany jest do przeglądu, a wynikające z niego uwagi tworzone są jako działania. Dzięki temu dokument i zadania nie rozchodzą się w dwa różne miejsca.

Czy system wysyła przypomnienia o terminach?

Terminy są cechą rekordu i widoczne jako pozycje zbliżające się oraz przeterminowane. Sposób informowania osób odpowiedzialnych ustalamy przy konfiguracji.

Czy obszar PPOŻ można prowadzić razem z BHP?

Tak i zwykle jest to naturalne, ponieważ obie dziedziny korzystają z tych samych lokalizacji, osób i obiegu działań.

Co z dokumentacją, którą trzeba okazać podczas kontroli?

Dane i załączniki przypisane są do rekordów, więc można je wyszukać i wyeksportować. Zakres dokumentacji utrzymywanej dodatkowo w formie papierowej pozostaje decyzją organizacji.

Inne rozwiązania

Rozwiązanie dla działu jakości

Zobacz

Rozwiązanie dla bezpieczeństwa żywności

Zobacz

Rozwiązanie dla audytu i compliance

Zobacz

Sprawdźmy terminy w Twoim obiekcie

Pokażemy rejestr urządzeń, kalendarz przeglądów i obieg uwag z protokołów na przykładzie zbliżonym do Twojej organizacji.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły